Tugas dan Fungsi PPID SMAN 2 PADANG TAHUN 2025/2026

TUGAS DAN FUNGSI
PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID)
SMAN 2 PADANG

1. KEDUDUKAN PPID SMAN 2 PADANG

Dalam struktur organisasi sekolah, Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) SMAN 2 Padang berkedudukan sebagai unit penanggung jawab dalam pengelolaan, penyediaan, dan pelayanan informasi publik di lingkungan sekolah. PPID melekat pada manajemen sekolah (dijabat oleh Wakil Kepala Sekolah Bidang Humas atau Kepala Tata Usaha) dan bertanggung jawab secara langsung kepada Kepala Sekolah selaku Atasan PPID.

2. TUGAS PPID SMAN 2 PADANG

Berdasarkan Undang-Undang No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, PPID SMAN 2 Padang memiliki tugas utama untuk merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan, mengawasi, dan mengevaluasi pelaksanaan pelayanan informasi publik di lingkungan sekolah. Rincian tugas tersebut adalah:

• Penyediaan dan Penyimpanan Informasi: Menyediakan, menyimpan, mendokumentasikan, dan mengamankan seluruh informasi publik yang dihasilkan dari seluruh kegiatan operasional dan akademis sekolah.
• Pelayanan Informasi: Memberikan layanan informasi publik kepada masyarakat (orang tua siswa, alumni, lembaga swadaya, maupun instansi terkait) secara cepat, tepat waktu, proporsional, dan dengan prosedur yang sederhana.
• Pemutakhiran Data: Menyusun, memperbarui, dan memutakhirkan Daftar Informasi Publik (DIP) SMAN 2 Padang secara berkala minimal 6 bulan sekali.
• Pengujian Konsekuensi: Melakukan pengujian konsekuensi yang saksama dan penuh ketelitian terhadap informasi yang dikecualikan (rahasia) sebelum menyatakan suatu informasi tidak dapat diakses oleh publik.
• Pembuatan Laporan Berkala: Menyusun laporan tahunan pelaksanaan pelayanan informasi publik untuk disampaikan kepada Atasan PPID (Kepala Sekolah) dan Komisi Informasi Provinsi Sumatera Barat.

III. FUNGSI PPID SMAN 2 PADANG

Untuk menjalankan tugas-tugas pengelolaan informasi di atas, PPID SMAN 2 Padang menyelenggarakan fungsi-fungsi strategis sebagai berikut:

1. Fungsi Penghubung (Liaison): Menjadi jembatan komunikasi resmi antara pihak manajemen SMAN 2 Padang dengan masyarakat luas atau pemohon informasi terkait kebijakan, program kerja, tata kelola, akademis, dan realisasi anggaran sekolah.
2. Fungsi Pengelolaan dan Klasifikasi Informasi: Mengelompokkan jenis-jenis informasi sekolah secara berkala ke dalam 4 kategori utama:
3. Informasi Berkala: Profil sekolah, struktur organisasi, visi-misi, tata tertib, dan kuota PPDB.
4. nformasi Serta-Merta: Pengumuman kedaruratan, bencana alam, atau perubahan mendadak jadwal sekolah.
5. Informasi Tersedia Setiap Saat: Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah (RKAS) serta daftar inventaris sarpras.
6. Informasi Dikecualikan: Data pribadi siswa/guru, rahasia jabatan, dokumen evaluasi/soal ujian yang bersifat rahasia.
7. Fungsi Edukasi dan Sosialisasi: Memberikan pemahaman dan edukasi kepada warga internal sekolah (guru, staf tata usaha, komite, dan siswa) mengenai pentingnya transparansi informasi serta tata cara pelayanan informasi yang sah.
8. Fungsi Penyelesaian Sengketa: Menerima, memproses, dan menindaklanjuti keberatan yang diajukan oleh pemohon informasi, serta menyiapkan pendampingan teknis/bahan hukum jika terjadi sengketa informasi resmi di tingkat Komisi Informasi.